Consiglio direttivo del club ciclistico: presidente, segretario, tesoriere, chi fa cosa

Il consiglio direttivo di una società ciclistica è il piccolo gruppo di soci, eletto dall'assemblea annuale, che manda avanti il club da un'assemblea all'altra. Il minimo che funziona è un presidente, un segretario e un tesoriere, tre persone diverse, più un responsabile del benessere e della tutela (safeguarding) e qualcuno che si occupi del calendario delle uscite. Quasi tutti gli altri ruoli si possono cumulare finché il club non supera i 50 soci circa: è una nostra regola pratica, non una norma federale.

Domenica, 9:40, sosta al bar. Il fondatore sta rispondendo alla mail dell'assicurazione sulla caduta del mese scorso, sta sollecitando la banca per un rinnovo e intanto spiega a un nuovo arrivato da dove parte l'uscita del sabato. Sulla carta il club ha un consiglio direttivo. In pratica ha una persona e un elenco di nomi.

I tre ruoli base, e perché devono essere tre persone

Scottish Cycling, la federazione scozzese, lo dice chiaro in un articolo per la settimana del volontariato (4 giugno 2024): «Ogni club standard deve avere un segretario, un presidente e un tesoriere per potersi affiliare».

Il quadro di governance dei gruppi di soci di Cycling UK (aprile 2026) rende obbligatori quattro ruoli nei propri gruppi (presidente, segretario, tesoriere e responsabile safeguarding) e aggiunge: «Nessun ruolo obbligatorio dovrebbe restare vacante per più di otto settimane». Vincolano i suoi gruppi, ma la logica vale per qualsiasi club: chi spende i soldi non dovrebbe essere l'unico a controllarli.

Le regole di separazione (consultate il 20 ottobre 2026):

• Presidente, segretario e tesoriere sono tre persone diverse. Statuto tipo di Cycling UK (marzo 2026), clausola 12: «I membri del consiglio possono ricoprire più di un ruolo, tranne presidente, segretario e tesoriere, che devono essere persone distinte».
• Il segretario non è anche il responsabile safeguarding. Lo raccomanda la stessa clausola.
• Il revisore dei conti non fa parte del consiglio (clausola 16).
• In Italia, un presidente non ricopre altre cariche in un club della stessa federazione. Dal 10 agosto 2025, l'articolo 11 del Decreto Legislativo 36/2021 vieta ai presidenti delle associazioni sportive dilettantistiche di ricoprire «qualsiasi carica» in un'altra società dilettantistica affiliata alla stessa federazione nazionale.

Ruoli del consiglio di un club ciclistico: cosa fa ciascuno e quante ore ci vogliono

Non abbiamo trovato nessuno che pubblichi le ore per ruolo, quindi le abbiamo stimate: ogni compito × frequenza × durata, diviso 12. L'esempio è un club di 60 soci il cui consiglio si riunisce ogni trimestre per due ore (8 h l'anno a testa), il ritmo descritto sia dal manuale per i gruppi di Cycling UK (versione 5, aprile 2026) sia dal club scozzese Glasgow Gals CC.

Presidente

Compito: «Guidare il gruppo e fare in modo che riunioni e governance si svolgano in modo ordinato ed equo» (manuale di Cycling UK): ordine del giorno, consiglio e assemblea, voto decisivo in caso di parità. Ore: riunioni 8 + preparazione dell'ordine del giorno 4 × 1 h + assemblea 3 h + imprevisti 1 h al mese = 27 h l'anno, circa 2,3 h al mese.

Segretario

Compito: «Gestire l'attività quotidiana e fare da principale canale di comunicazione del gruppo» (manuale): posta, verbali, convocazione e documenti dell'assemblea, registrazione delle cariche, registro degli incidenti gravi. Ore: riunioni 8 + verbali 4 × 1 h + documenti dell'assemblea 4 h + posta 1 h a settimana (52 h) + pratiche federali 5 h = 73 h l'anno, circa 6,1 h al mese.

Tesoriere

Compito: conto corrente, incasso delle quote, pagamenti, rendiconto annuale per il revisore e l'assemblea. Julian Howell, tesoriere del Gala CC, ha raccontato a Scottish Cycling (4 giugno 2024) che stare dietro alle spese e al sistema dei soci «richiede circa 30 minuti a settimana; più una riunione del consiglio ogni mese», e che il rendiconto di fine anno si fa in «più o meno un'ora tra stesura e controllo». Ore: le sue 0,5 h a settimana (26 h) + rendiconto 1 h + bilancio preventivo 2 h + le nostre riunioni 8 h = 37 h l'anno, circa 3,1 h al mese.

Responsabile tesseramento

Compito: rinnovi, elenco dei soci, ciclisti ospiti, dati personali trattati come si deve. Liz Fairweather, che segue il tesseramento al Glasgow Gals CC (club con un tetto di 165 socie), ha raccontato a Scottish Cycling (4 giugno 2024) che i rinnovi significano «165 x 4 o 5 email», che marzo e aprile sono mesi pieni e che «dopo maggio, il tempo cala drasticamente». Ore: 60 soci × 4 email = 240; a circa 5 minuti l'una (ipotesi nostra), 20 h a stagione, + aggiornamento dell'elenco 1 h al mese (12 h) + riunioni 8 h = 40 h l'anno, circa 3,3 h al mese, concentrate in primavera.

Responsabile uscite (o capitano del club)

Compito: «Tenere aggiornato e pubblicare il calendario delle uscite di gruppo» e «assegnare e supportare i capigruppo» (manuale), più le regole di sicurezza e la raccolta dei pareri. Ore: calendario settimanale 52 × 30 min (26 h) + turni dei capigruppo 1 h al mese (12 h) + riunioni 8 h = 46 h l'anno, circa 3,8 h al mese.

Responsabile del benessere e della tutela (safeguarding)

Compito: primo contatto per problemi di benessere o di comportamento, gestione informale dei reclami, aggiornamento della policy di tutela. Ore: formazione e revisione della policy 6 h + riunioni 8 h = 14 h l'anno, circa 1,2 h al mese, con picchi che nessuno può prevedere.

Responsabile comunicazione

Compito: social, sito, newsletter, locandine degli eventi. Ore: 2 post a settimana × 15 min (26 h) + sito 1 h al mese (12 h) + riunioni 8 h = 46 h l'anno, circa 3,8 h al mese.

In totale fanno 283 ore l'anno, circa 24 al mese. Divise fra sette persone, meno di quattro ore a testa. Caricate su un solo fondatore, più di cinque ore a settimana oltre a guidare le uscite: è così che i club perdono i loro fondatori.

Il responsabile safeguarding non è più facoltativo appena ci sono minori

Gli enti nazionali trattano questo ruolo come condizione per l'affiliazione:

• Scozia: la pagina dei club di Scottish Cycling (consultata il 20 ottobre 2026): «Tutti i club con ruoli regolamentati devono ora avere un responsabile del benessere e della tutela per potersi affiliare».
• Inghilterra e Galles: British Cycling chiede ai club con soci sotto i 18 anni di avere un responsabile del benessere prima di approvare l'affiliazione. Controlla i requisiti in vigore sulla sua pagina sull'affiliazione dei club.
• Francia: per tesserare minori di 18 anni, il dossier di affiliazione dei club 2026 di FFVélo chiede al club di indicare un «Référent jeunes» (referente giovani) tra i membri del suo bureau.
• Italia: ogni società affiliata alla FCI deve nominare un responsabile contro abusi, violenze e discriminazioni (il responsabile safeguarding) e adottare un modello organizzativo, con o senza soci minorenni: lo chiede la pagina safeguarding della FCI (verificata il 20 ottobre 2026), in attuazione del d.lgs. 39/2021, art. 16. Il d.lgs. 36/2021, art. 33, c. 6 prevede anche un responsabile della protezione dei minori nelle società con minorenni; il fac-simile FCI affida i due ruoli alla stessa persona.
• Spagna: chiedi alla federazione ciclistica della tua comunità autonoma cosa si aspetta da un club con soci minorenni.

Perché non il segretario? Il manuale di Cycling UK tiene separati i due ruoli «per preservare imparzialità e riservatezza. Unirli può creare conflitti di interesse e minare la fiducia nelle procedure di tutela». Per la parte assicurativa, vedi liberatorie e assicurazione per i club.

Il consiglio minimo: 20 soci contro 150

I compiti sono gli stessi a ogni dimensione; il volume no. Prendendo il valore basso delle 4 o 5 email per socia del Glasgow Gals CC, i rinnovi fanno 20 × 4 = 80 email con 20 soci e 150 × 4 = 600 con 150. A 5 minuti l'una, sono meno di 7 ore a stagione contro 50.

Separa un ruolo cumulato quando una persona supera le 6 ore al mese circa, o quando due dei suoi compiti hanno il picco insieme, come i rinnovi e il calendario primaverile a marzo. Con 20 soci il segretario che cumula resta sotto: con metà della posta (ipotesi nostra) le sue 73 h scendono a 47 h, più 6,7 h di rinnovi e 12 h di aggiornamento dell'elenco: 66 h l'anno, 5,5 h al mese. Tesoriere più comunicazione (75 h) è al limite. Il secondo incarico passa a qualcuno di nuovo alla prossima assemblea, o prima per cooptazione se il tuo statuto lo consente.

Chi fa cosa: una matrice RACI per 25 compiti ricorrenti

I nomi delle cariche non dicono chi manda la convocazione dell'assemblea né chi chiama l'assicurazione. Una matrice RACI sì: R fa il lavoro, A ne risponde (una sola A per compito, mai due), C è chi va consultato prima, I è chi va informato dopo. «A/R» significa che la stessa persona ne risponde e lo fa.

Per colonna, il segretario risponde di 7 compiti su 25 e il responsabile uscite di 5. Guide per alcune righe: quando annullare un'uscita di gruppo, i primi 10 minuti del capogruppo dopo una caduta, come fissare le quote sociali e ordini di abbigliamento sociale senza perderci soldi.

Stessi ruoli, quattro Paesi: Regno Unito, Francia, Spagna, Italia

• Francia. La legge non impone un bureau: «Une association n'est pas obligée de se doter d'un bureau» (un'associazione non è obbligata a dotarsi di un bureau), scrive Service-Public (pagina verificata il 14 agosto 2026), e una stessa persona può ricoprire due cariche «si les statuts de l'association l'autorisent» (se lo statuto dell'associazione lo consente). Il requisito è federale: FFVélo chiede almeno un président·e, un secrétaire e un trésorier·ère, e considera «indispensables» il correspondant·e e il délégué·e sécurité. Club FFC: chiedi al tuo comité régional. I cambi di cariche vanno dichiarati al greffe des associations entro 3 mesi; altrimenti i dirigenti rischiano una multa fino a 1.500 € (3.000 € in caso di recidiva), secondo Service-Public (pagina verificata il 5 novembre 2024). L'Alsazia-Mosella ha un regime proprio.
• Italia. Un'ASD si può costituire in tre persone, ma la pagina sull'affiliazione della FCI chiede almeno cinque nominativi nella sezione dirigenti, e tutti i membri del consiglio direttivo devono essere tesserati FCI. Per i casi dubbi, chiedi al tuo comitato regionale FCI o a un commercialista.
• Spagna. Le regole per i club dipendono dalla comunidad autónoma (Ley 39/2022 del Deporte, art. 63) e dagli estatutos del tuo club. Chiedi al Registro de Entidades Deportivas della tua regione cosa deve includere la junta directiva.

Coprire i ruoli: elezioni, mandati e passaggi di consegne

L'assemblea elegge il consiglio, e il manuale di Cycling UK dice che «tutte le cariche del consiglio dovrebbero essere rimesse in votazione». Non esiste un limite di mandati universale.

Se nessuno si candida a presidente, FFVélo ammette una direzione collegiale (direction collégiale) se lo statuto la prevede, anche se il suo sistema di affiliazione chiede comunque tre nomi. Quando un ruolo resta vacante a metà stagione, il quadro di Cycling UK dice che un membro del consiglio «dovrebbe coprire temporaneamente le funzioni essenziali di ogni ruolo vacante» e che i soci vanno informati.

Prima che un dirigente lasci, ripassa questa lista con chi subentra:

• Banca: deleghe aggiornate, firmatari cambiati, accesso all'home banking passato di mano.
• Federazione e assicurazione: accesso del club, data di rinnovo, cariche registrate, certificato in corso di validità, sinistri aperti.
• Documenti: statuto, tre anni di verbali e rendiconti, registri degli incidenti.
• Dati dei soci: dove sta l'elenco, chi vi ha accesso, cosa va cancellato.
• Accessi: mail del club, sito, dominio, account social, strumenti di pagamento.

Cerca le persone prima dell'assemblea, non durante. Trovare e tenere capigruppo volontari funziona anche per i ruoli del consiglio: chiedi a una persona precisa un compito preciso, con le ore dichiarate.

Un consiglio piccolo per un club grande

Un consiglio che si riunisce ogni trimestre e rende pubblico a chi rivolgersi per cosa può mandare avanti un club di 150 soci.

• Pubblica le schede dei ruoli con le ore. La gente si offre per un compito che riesce a immaginare.
• Un referente per argomento: uscite, tesseramento, safeguarding, soldi. La regola del canale unico resta valida.
• Dai un vice a ogni ruolo pesante. Il dirigente dell'anno prossimo è il vice di quest'anno.
• Rivedi la matrice RACI a ogni assemblea.

Stai ancora fondando il club? Come fondare una società ciclistica copre lo statuto e la prima riunione. Il manuale dell'uscita di gruppo copre i giorni di uscita, e come far crescere il tuo club ciclistico prende il testimone quando i ruoli sono coperti.

FAQ

Cosa fa il segretario di una società ciclistica?

Manda avanti il club giorno per giorno: posta, documenti dell'assemblea, verbali, registrazione delle cariche e registro degli incidenti. Nella nostra stima per un club di 60 soci è il ruolo più pesante, circa 6 ore al mese.

Che differenza c'è tra «chair» e «president» in un club britannico?

Spesso nessuna: Cycling UK scrive «Chair (or President)». Alcuni club tengono «President» come titolo onorifico ed eleggono a parte chi presiede il consiglio. In un'associazione francese, il président·e è di solito il rappresentante legale.

Qual è il consiglio direttivo minimo per un club ciclistico?

Tre persone diverse: presidente, segretario e tesoriere. Aggiungi un responsabile safeguarding che non sia il segretario e arrivi a quattro, il nostro minimo per un club di 20 soci. In Italia, l'affiliazione alla FCI richiede cinque nominativi nella sezione dirigenti, e ogni società FCI deve nominare anche un responsabile safeguarding.

Una persona può ricoprire due ruoli nel consiglio?

Sì, per la maggior parte dei ruoli, se lo statuto lo consente. Tieni separati presidente, segretario e tesoriere, e il segretario fuori dal safeguarding.

Bisogna comunicare a qualcuno il cambio del consiglio?

In Francia sì: al greffe des associations, entro 3 mesi; in Alsazia-Mosella, al registro delle associazioni del tribunale locale. In ogni Paese, avvisa la banca, la federazione e l'assicurazione.

Come abbiamo scritto questo articolo. Scritto da ciclisti di club, con l'aiuto dell'IA per ricerca, stesura e traduzione. Compiti dei ruoli e citazioni vengono dalle fonti linkate dove sono usate, consultate il 20 ottobre 2026; le citazioni in inglese le abbiamo tradotte noi. Le ore per ruolo, i consigli da 20 e 150 soci e la matrice RACI sono stime nostre per un club di esempio, con tutti i dati di partenza in vista. Indicazioni generali, non consulenza legale: controlla il tuo statuto, la tua federazione (FCI e il tuo comitato regionale, British Cycling, Scottish Cycling, FFC/FFVélo, RFEC), la tua assicurazione e la tua banca.