Assemblea dei soci di una società ciclistica: come farla con la sala piena

Undici persone nella saletta di un bar, il tesoriere che legge ad alta voce ogni riga dell'estratto conto, le stesse tre persone nelle stesse tre cariche. La scena è inventata, il finale no. Il verbale 2024 di un gruppo cicloturistico inglese: «i membri del comitato uscente hanno tutti accettato di restare un altro anno, in mancanza di alternative» (verbale dell'assemblea annuale di CTC Peterborough, 13 aprile 2024, traduzione nostra).

L'assemblea annuale di una società ciclistica è la riunione dei soci, una volta l'anno, in cui si presenta il rendiconto, si elegge il consiglio direttivo e si votano quota sociale e mozioni. Per farne una a cui i soci vengano davvero: partite sei settimane prima, mandate i documenti prima della riunione, mettete all'inizio il voto che conta e chiudete entro un'ora. Convocazione, quorum e regole di voto li stabilisce il vostro statuto, non una norma nazionale.

Cosa deve fare un'assemblea, e cosa decide il vostro statuto

Il quadro di governance di Cycling UK per i suoi gruppi riassume il compito in tre righe: «approvare relazione annuale e rendiconto • eleggere il comitato • discutere la vita del gruppo e programmare il futuro» (Member Groups Governance Framework, aprile 2026, traduzione nostra). In Francia il dossier di affiliazione di FFVélo descrive la stessa riunione: il club si riunisce «una volta l'anno per sottoporre al voto dei soci la relazione morale, il bilancio e il bilancio di previsione e rinnovare il consiglio direttivo» (FFVélo, dossier affiliation club 2026, traduzione nostra).

Tutto il resto sta nel vostro statuto. Abbiamo messo a confronto sette testi per vedere quanto cambia.

Il preavviso va da 14 a 21 giorni, il termine per le mozioni da 7 a 21, e nessuna regola nazionale fissa né l'uno né l'altro. I due documenti di Cycling UK non concordano nemmeno tra loro (21 giorni nello statuto tipo, sette nel manuale). I giorni liberi non contano né il giorno dell'invio della convocazione né quello della riunione. Due dei cinque statuti di club o statuti tipo ammettono il voto per posta o e-mail (Worthing Excelsior, RMA Cycle Club), e il modello francese conta anche i soci rappresentati per delega. Prima di pianificare qualsiasi cosa, scrivete le vostre sette risposte: preavviso, termine per le mozioni, termine per le candidature, quorum, chi vota, deleghe o voto a distanza, parità. Chi nel direttivo si occupa di ogni passaggio lo trovate in i ruoli del consiglio direttivo di una società ciclistica.

Il conto alla rovescia di sei settimane

Perché sei settimane? Prendete il termine più lungo della tabella: mozioni 21 giorni prima della riunione, che lascia anche una settimana per mandarle insieme ai documenti a G-14. Poi date ai soci tre settimane, dall'apertura delle proposte, per scrivere una mozione e trovare chi la appoggia: 21 + 21 = 42 giorni. Con regole più brevi potete stringere i tempi.

Il quadro di governance di Cycling UK, con l'esercizio dei suoi gruppi che chiude il 31 marzo, dice: «Un'assemblea ad aprile o all'inizio di maggio è l'ideale» (traduzione nostra). Scegliete la data che segue la chiusura del vostro esercizio.

Un ordine del giorno per l'assemblea della società da copiare

Segue i «lavori dell'assemblea» del manuale e gli statuti qui sopra. Adattatelo al vostro.

1. Benvenuto, presenze e verifica del quorum, assenti giustificati
2. Verbale dell'ultima assemblea (già inviato, si approva, non si legge ad alta voce)
3. Relazione del presidente (già inviata; solo punti salienti e domande)
4. Relazione del tesoriere e rendiconto: presentazione e approvazione
5. Quote sociali per il prossimo anno
6. Mozioni, in ordine di arrivo, prima gli emendamenti
7. Elezioni: cariche, consiglio direttivo, revisore dei conti (una persona che non fa parte del consiglio direttivo e controlla i conti)
8. Prossima stagione: calendario uscite, eventi, cercasi volontari
9. Varie ed eventuali (solo informazioni)
10. Data della prossima assemblea

Un'AG ordinaire francese segue la stessa ossatura con un suo lessico: firma delle presenze, poi rapport moral (o rapport d'activité), rapport financier e approvazione dei conti, budget prévisionnel e quota, delibere, rinnovo del comité directeur, poi questions diverses. Una differenza: in molti club francesi l'assemblea elegge il comité directeur, che poi sceglie il bureau, l'ufficio di presidenza. Il dossier di FFVélo dice che il bureau è «in genere eletto dal comité directeur, ma lo statuto può prevederne l'elezione o la conferma da parte dell'assemblea generale» (traduzione nostra). Un'assemblea tipica nel Regno Unito elegge direttamente le cariche. Controllate il vostro statuto prima di stampare le schede.

Portare la gente in sala

La partecipazione è un problema di organizzazione, non una prova di fedeltà:

• Prima l'uscita. Fate l'assemblea dove arriva una breve uscita di gruppo. La gente viene per pedalare e resta per l'ora.
• Promettete 60 minuti e mantenete la promessa. Scrivete l'orario di chiusura sulla convocazione.
• Mettete all'inizio il voto che conta. Quote o una questione sulle regole delle uscite al punto 9, alle 21:40, rischiano di trovare mezza sala.
• Mandate prima i documenti. La guida per le società di Swim Ireland (letta il 21 ottobre 2026) dice che il verbale si invia 14 giorni prima e «non è necessario leggerlo ad alta voce» (traduzione nostra). Lo stesso vale per le relazioni.
• A distanza solo dove le regole lo consentono. Cycling UK dice ai suoi gruppi: «Potete tenere l'assemblea in presenza oppure online (per esempio su Zoom)» (traduzione nostra). Non improvvisate una riunione ibrida che il vostro statuto non prevede.
• Mandate la convocazione su più di un canale. La checklist per l'assemblea di Motorsport UK (13 dicembre 2022) avverte che «se la pubblicate sui social, potrebbe non arrivare a tutti» (traduzione nostra). Mandate un'e-mail a ogni socio, poi fissatela in cima alla chat delle uscite; vedi comunicazione della società: un canale, non cinque.

Chiedete ai candidati di persona, prima; Come far crescere la vostra società ciclistica spiega come trasformare i soci abituali in volontari.

La scaletta da 60 minuti

Presuppone che i documenti siano partiti a G-14.

Date al presidente una frase per ogni punto («Il rendiconto vi è arrivato il 21. Domande?») e un orologio ben visibile.

Verificate il quorum prima del primo voto e mettete a verbale il conteggio: «Siamo in 23; il nostro quorum è 10, quindi possiamo deliberare.» Lo statuto tipo di Cycling UK lascia il quorum in bianco: «(inserire numero di persone) soci presenti oppure (inserire percentuale) del totale dei soci, se maggiore» (traduzione nostra). Con valori di esempio di 10 soci o 10%:

Una soglia fissa pesa su una società piccola; una percentuale pesa su una grande. Se il quorum manca, non votate lo stesso: aggiornate la seduta e riconvocatela come dice il vostro statuto.

Mozioni, emendamenti ed elezioni: la meccanica

Quasi tutte le liti in assemblea sono di procedura, non personali:

• Proponente e sostenitore. Una mozione o una candidatura richiede entrambi. Il manuale di Cycling UK dice che «i candidati devono essere proposti e sostenuti» (traduzione nostra).
• Prima gli emendamenti. La guida di Swim Ireland: «Se viene proposto un emendamento a una mozione, si vota prima l'emendamento» (traduzione nostra). Poi si vota la mozione così com'è diventata.
• Alzata di mano o scrutinio segreto. Mano alzata per le mozioni; votazione con schede per le elezioni contese, come chiede il manuale: «In caso di più candidati, si procede a votazione con schede» (traduzione nostra). Nominate due scrutatori che non siano candidati e aggiungete gli eventuali voti per posta o e-mail ammessi dalle vostre regole prima di proclamare il risultato.
• Cariche senza concorrenti. Nella guida di Swim Ireland, un candidato unico è «considerato eletto se dalla sala non arrivano obiezioni» (traduzione nostra). Il presidente: «Una sola candidatura per il tesoriere. Obiezioni? Allora [nome] è eletto.»
• Il presidente che si ricandida a presidente. Affidate quel punto a un altro consigliere, concordato in anticipo, come consiglia la guida di Swim Ireland.
• Parità. Quattro dei testi in tabella danno al presidente il voto decisivo. Lo statuto di RMA Cycle Club dice che la mozione è «considerata respinta» (traduzione nostra).

Mandate la proposta sulla quota con un esempio concreto di cosa copre; le quote sociali di una società ciclistica spiega come fissare la cifra. Coprite le cariche vacanti nelle settimane precedenti.

Quando arriva una mozione ostile

Prima o poi una mozione è in realtà uno scontro: sfiducia al presidente, o un divieto sulle uscite che spacca la società. Il presidente gestisce la procedura; non deve vincere la discussione.

• Verificate che sia all'ordine del giorno. Lo statuto tipo di Service-Public dice: «Possono essere trattati solo i punti iscritti all'ordine del giorno» (traduzione nostra). Il quadro di governance di Cycling UK applica la stessa regola alle assemblee straordinarie: «non si può trattare alcun argomento diverso da quelli indicati nella convocazione» (traduzione nostra). Una mozione tirata fuori nelle varie ed eventuali va alla convocazione dell'anno dopo o a un'assemblea straordinaria: «Non è all'ordine del giorno, quindi stasera non posso metterla ai voti.»
• Decidete sulla procedura, mai sul merito. «Non è all'ordine del giorno» è procedura. «È una cattiva idea» è prendere posizione.
• Proponete un emendamento. Molte mozioni ostili sono una lamentela giusta scritta come un ultimatum. Tenete la preoccupazione, togliete l'ultimatum.
• Affidatela a un gruppo di lavoro. «Tre soci, ci riferiscono tra tre mesi» trasforma una lite in un compito. Molti scontri sulle uscite nascono da una promessa mai scritta (cosa vuol dire davvero un'uscita no-drop).
• Verificate la soglia per chiedere un'assemblea straordinaria. Di solito i soci possono imporre un'assemblea straordinaria: «almeno dieci ciclisti abituali» nel manuale di Cycling UK, «almeno sette soci» a Worthing Excelsior, «non meno del 10%», compreso un membro del comitato, a RMA Cycle Club (traduzioni nostre). La vostra è nel vostro statuto.

Il comportamento in sala rientra nel vostro codice di condotta, quindi tenetelo a portata di mano. Cattiva condotta, tutela dei minori e delle persone vulnerabili o soldi spariti non sono punti da assemblea. La tutela va al responsabile della tutela della vostra società o della federazione e, quando qualcuno è a rischio, alle forze dell'ordine o ai servizi sociali; cattiva condotta e soldi spariti alla federazione, all'assicuratore e, se serve, a un avvocato.

Un verbale che chiude la discussione l'anno dopo

Il verbale 2025 di CTC Peterborough registra ogni carica come «proposto e approvato» (traduzione nostra) ma non quante persone erano in sala. Quel vuoto pesa quando qualcuno chiede se c'era il quorum. Mettete a verbale:

Mandate la bozza entro due settimane e approvatela all'assemblea successiva. In Francia, Associathèque definisce il procès-verbal «fortemente raccomandato» e Service-Public dice che una copia della decisione accompagna la dichiarazione quando cambiano i dirigenti (F34797, verificato il 5 novembre 2024).

Francia, Spagna e Italia: cosa cambia

Francia. Service-Public (verificato il 14 agosto 2026) dice che lo statuto fissa le «Conditions de convocation, de vote et de quorum». Lo statuto tipo del governo usa 15 giorni di preavviso, ma è un modello, non la legge. associations.gouv.fr è chiaro: «Ni la loi de 1901 ni son décret d'application n'ont prévu de quorum», né la legge del 1901 né il suo decreto attuativo prevedono un quorum. Associathèque: «Dans le silence des statuts, le vote par procuration est de droit», se lo statuto tace la delega è ammessa. Un'assemblea a distanza è possibile «uniquement si les statuts le prévoient», solo se lo statuto la prevede. I cambi di dirigenti si dichiarano al greffe des associations entro tre mesi; in Alsazia-Mosella, il verbale va al tribunale, anche se vengono rielette le stesse persone. Nello statuto tipo, una modifica statutaria o lo scioglimento va a un'AG extraordinaire. Statuto poco chiaro: chiedete al comité départemental FFVélo o FFC.

Italia. La riforma dello sport (D.Lgs. 36/2021, art. 7, testo in vigore dal 17 dicembre 2023) impone che lo statuto preveda «l'elettività delle cariche sociali» e «l'obbligo di redazione di rendiconti economico-finanziari, nonché le modalità di approvazione degli stessi da parte degli organi statutari». La legge lascia allo statuto quale organo approva il rendiconto e come si eleggono le cariche; di solito l'assemblea dei soci elegge il consiglio direttivo, con il preavviso e il quorum del vostro statuto. Chiedete al vostro comitato regionale FCI o al vostro commercialista.

Spagna. Secondo la Ley 39/2022, art. 63.1 (testo consolidato al 25 luglio 2025), la costituzione di un club segue «la normativa autonómica correspondiente»: le norme della vostra comunità autonoma. La legge generale sulle associazioni (Ley Orgánica 1/2002, artt. 11.3 e 14.3, testo consolidato al 28 giugno 2025) impone un'asamblea general almeno annuale che approvi le cuentas. Preavviso e quorum vengono dagli estatutos e dal registro regionale. Chiedete alla federazione regionale o alla RFEC.

State ancora scrivendo queste regole? Come fondare una società ciclistica parla dell'assemblea costitutiva, e la guida all'uscita di gruppo delle uscite che l'assemblea deve servire.

FAQ

Con quanto preavviso va convocata l'assemblea di una società ciclistica?

Quello che dice il vostro statuto. Nei testi che abbiamo letto si va da 14 a 21 giorni.

Cos'è il quorum, e cosa succede se non lo raggiungiamo?

Il numero minimo di presenti perché le decisioni siano valide, fissato dal vostro statuto. Non ci siete? Aggiornate la seduta e riconvocatela come dicono le vostre regole.

I soci possono votare per delega oppure online?

Solo se le vostre regole lo consentono. Lo statuto tipo di Cycling UK vieta le deleghe; Worthing Excelsior accetta voti per posta o e-mail. In Francia, Associathèque dice che la delega è ammessa quando lo statuto tace.

Si può votare su un argomento sollevato nelle varie ed eventuali?

Non in modo sicuro. Lo statuto tipo di Service-Public ammette solo i punti all'ordine del giorno. Mettete ogni decisione nella convocazione.

Che differenza c'è tra assemblea ordinaria e straordinaria?

L'assemblea ordinaria è la riunione annuale per rendiconto ed elezioni. L'assemblea straordinaria è riservata alle decisioni che il vostro statuto le attribuisce, di solito le modifiche statutarie o lo scioglimento (come nello statuto tipo francese di Service-Public); tratta solo i punti indicati nella convocazione. Verificatelo nel vostro statuto.

Come abbiamo fatto questo articolo. Scritto da ciclisti di società, con l'aiuto dell'IA per ricerca, stesura e traduzione. La tabella dei sette testi è la nostra lettura dei documenti linkati, il 21 ottobre 2026; le citazioni in inglese e in francese sono tradotte da noi, salvo dove riportiamo l'originale. Il conto alla rovescia, gli esempi di quorum, la scaletta e l'esempio di verbale sono nostri esempi con i dati di partenza in vista, non regole. Indicazioni generali, non consulenza legale: verificate il vostro statuto, la vostra federazione (FCI, British Cycling, Cycling UK, FFC/FFVélo, RFEC) e il vostro assicuratore.