Il tesoriere del club ciclistico: bilancio preventivo, conti e riserve

È gennaio. I rinnovi sono arrivati, l'app della banca segna 8.117 € e qualcuno del consiglio direttivo propone maglie nuove per il club «visto che siamo in cassa». Circa 3.840 € di quel saldo appartengono alla federazione e partono il 10 del mese successivo. A marzo, dopo l'acconto per le divise, il club è già sotto il proprio obiettivo di riserva.

Costruite il bilancio preventivo partendo dal consuntivo dell'anno scorso più i cambiamenti che già conoscete, contate solo le entrate sicure, aggiungete un fondo imprevisti e un avanzo programmato per la riserva, poi tenete un libro cassa da riconciliare ogni mese, con i soldi delle tessere in una colonna a parte. Il bilancio preventivo di un club ciclistico è il piano delle entrate e delle uscite dell'anno, approvato prima che l'esercizio cominci. Il tesoriere tiene la contabilità che mostra come è andata davvero rispetto al piano, e nel frattempo sorveglia la liquidità. Qui sotto trovate un club di esempio da 120 soci, con tutti i conti. Il ruolo in sé è descritto in i ruoli del consiglio direttivo di un club ciclistico.

Preventivo, flusso di cassa e rendiconto: tre documenti, tre domande

Sono tre i documenti che vengono chiamati «i conti del club». La guida al bilancio preventivo di AssoConnect riprende un detto francese: «On entend souvent que le budget prévoit et que la comptabilité constate» (il preventivo prevede, la contabilità registra). La previsione di cassa aggiunge il quando.

I tre documenti che tiene il tesoriere di un club. Chi approva ciascuno lo stabilisce il vostro statuto.

Documento	A quale domanda risponde	Quando	Di solito approvato da
Bilancio preventivo	Quanto pensiamo di incassare e di spendere?	Prima che inizi l'esercizio	Consiglio direttivo, con i soci che votano la quota
Previsione di cassa	Ci sono abbastanza soldi in banca ogni mese?	Insieme al preventivo, aggiornata ogni mese	Tesoriere, presentata al consiglio direttivo
Rendiconto	Cosa è entrato, cosa è uscito e cosa possediamo?	Dopo la chiusura dell'esercizio	Controllato da un revisore dei conti, approvato dall'assemblea dei soci

I piccoli club di solito tengono un libro cassa per entrate e uscite (il classico rendiconto per cassa): ogni euro che entra o esce, il giorno in cui si muove. La contabilità per competenza (in francese comptabilité d'engagement) imputa entrate e costi all'anno a cui si riferiscono. Quale serve a voi lo decidono lo statuto, un ente finanziatore o la legge. In Francia, la legge del 1901 «ne prévoit pas, pour les associations simplement déclarées, d'obligations comptables» (non prevede obblighi contabili per le associazioni semplicemente dichiarate; Associathèque, 14 aprile 2026), ma statuti, agrément ed enti che erogano contributi aggiungono obblighi. Dubbi? Chiedete a un commercialista (IT), accountant (UK), expert-comptable (FR) o gestor o asesor (ES).

Costruire il preventivo in cinque passi

1. Partite dal consuntivo dell'anno scorso, non dal preventivo dell'anno scorso. Il preventivo era una stima; il libro cassa è quello che è successo.
2. Aggiungete i cambiamenti che già conoscete. Le nuove quote federali (il dossier di affiliazione club 2026 di FFVélo fissa la riaffiliazione del club a 61 €), l'affitto della sala, le commissioni della banca.
3. Aggiungete i progetti approvati dal consiglio direttivo, e solo quelli. Ogni voce ha un responsabile che la spenderà.
4. Contate solo le entrate sicure. La scheda del CDOS Drôme sul budget prévisionnel dice «ne jamais déterminer les ressources en fonction des dépenses, mais en fonction d'une réalité économique» (CDOS Drôme, 2021): mai fissare le entrate in base alle spese, ma in base alla realtà economica. Un contributo entra nel preventivo solo quando è confermato per iscritto.
5. Aggiungete un fondo imprevisti e un avanzo programmato. Noi usiamo il 5% delle spese come fondo imprevisti. L'avanzo alimenta la riserva, ed è programmato, non sperato.

Fissate la quota sociale per ultima. È un risultato, non un punto di partenza: spese, più fondo imprevisti, più accantonamento alla riserva, meno le entrate sicure, diviso per i soci. La quota è uno dei motivi che le persone citano quando se ne vanno, quindi leggete perché i soci lasciano i club ciclistici prima di decidere quanta parte del buco far coprire alla quota.

Un preventivo completo per un club da 120 soci

Il club di esempio ha 110 adulti sopra i 25 anni e 10 under 18, è affiliato a FFVélo, organizza un evento estivo con 300 iscritti, fa un solo ordine di divise e tiene la contabilità per anno solare.

Preventivo di esempio per un club da 120 soci, in euro. Voci federali: dossier club FFVélo 2026, consultato il 21 ottobre 2026. Tutti gli altri importi sono esempi.

Voce	€	Come è calcolata
Entrate
Quote sociali, parte del club	3.450	110 adulti × 30 + 10 giovani × 15
Iscrizioni all'evento del club	3.600	300 iscritti × 12
Vendita divise ai soci	2.000	Vendute a prezzo di costo
Sponsorizzazioni	400	Un negozio di bici della zona
Contributo del Comune	0	500 richiesti; a preventivo solo dopo la conferma
Totale entrate	9.450
Uscite
Riaffiliazione del club alla federazione	61	FFVélo 2026, rivista inclusa
Copertura uscite di prova per i nuovi (opzione A)	45	FFVélo 2026, opzione «Futurs licenciés»: tre uscite di prova entro 45 giorni per ogni nuovo arrivato
Costi dell'evento del club	2.600	Autorizzazioni, segnaletica, ristori, assistenza sanitaria
Ordine divise	2.000	Pari alla vendita divise
Formazione capigruppo e primo soccorso	600	Due corsi
Kit di primo soccorso, luci, segnaletica	250
Sito web, email, software	300
Commissioni bancarie e di pagamento	180
Affitto sala riunioni	300	Assemblea annuale e due serate del consiglio
Assemblea annuale e serata delle premiazioni	700
Uscite per principianti e giovani	400	Vedi il manuale dell'uscita di club
Rimborsi spese ai volontari	400	Dietro presentazione delle ricevute
Totale uscite	7.836
Fondo imprevisti (5%)	392	Speso solo su decisione del consiglio direttivo
Avanzo programmato a riserva	1.222	9.450 − 7.836 − 392
Incassato per conto della federazione, non è un'entrata del club	6.405	110 × 57 + 10 × 13,50, girati a FFVélo

• L'evento si ripaga, appena. 3.600 in entrata, 2.600 in uscita lasciano 1.000 €, e basta una domenica di pioggia per azzerarli. La guida alla gara di ciclocross del club calcola il punto di pareggio di un evento voce per voce, così come la guida alla granfondo del club.
• Le divise sono a zero di proposito. Un eventuale contributo del club sulle maglie è una voce a sé, ben visibile.
• Il socio paga 87 €, il club ne tiene 30. Gli altri 57 € sono la licenza adulti FFVélo 2026 con l'assicurazione Petit Braquet (30,50 € di quota federale più 26,50 € di assicurazione). Mostrate la ripartizione ai soci; fissate un prezzo distinto per ogni categoria di tessera.
• La serata delle premiazioni è la voce che i soci notano. Le premiazioni del club spiega come organizzarla senza che il club paghi la cena a tutti.

Soldi che non sono vostri: tessere, divise e iscrizioni

Nel club di esempio passano sul conto in banca 15.855 € in un anno, e 6.405 € di questi, il 40%, sono soldi delle tessere che il club si limita a incassare e girare.

Le scadenze sono nel dossier della federazione. FFVélo incassa tramite «prélèvements bancaires automatiques le 10 de chaque mois suivant l'enregistrement de vos licences», un addebito diretto il 10 del mese successivo alla registrazione delle tessere. Durante i rinnovi, la copertura 2026 resta valida «jusqu'à la fin du mois de février 2027» (fino alla fine di febbraio 2027) se la tessera 2027 viene rinnovata prima del 1° marzo. Quindi il picco dei rinnovi va da dicembre a febbraio, e così il saldo gonfiato.

Anche i preordini di divise, le iscrizioni agli eventi e gli acconti per le trasferte sono soldi di altri. Date loro una colonna «per conto terzi» nel libro cassa, o un sottoconto gratuito, e a ogni riunione del consiglio riportate due cifre: soldi del club e soldi per conto terzi. Se il vostro club incassa per conto dei soci tessere federali o quote di un ente nazionale, tenetele fuori dalla riga delle entrate.

Quanto tenere in riserva

Le linee guida della Charity Commission britannica sulle riserve degli enti benefici sono oneste sul punto difficile: «There is no single level, or even a range of, reserves that is right for all charities» (non esiste un livello unico, e nemmeno una forbice, di riserve giusto per tutti gli enti; CC19, sezione 3.4, aggiornata il 16 settembre 2026). All'altro estremo, il webinar per tesorieri di British Dodgeball, realizzato sotto il marchio Club Matters di Sport England, raccomanda di puntare «at least one year's reserves in the bank», almeno un anno di riserve in banca (British Dodgeball, marzo 2023).

La nostra regola sta nel mezzo: obiettivo di riserva = sei mesi di costi fissi di funzionamento + il costo più alto che impegnate prima che la relativa entrata sia certa. Un club di soci può alzare le quote nel giro di un anno. Non può farsi restituire l'acconto di un evento quando piove o l'autorizzazione viene negata.

Obiettivi di riserva per il club di esempio secondo tre regole. La regola della casa è nostra, non è una cifra di una federazione o di un'autorità.

Regola	Calcolo	Obiettivo (€)
Tre mesi di spese	7.836 ÷ 4	1.959
La nostra regola	Metà di 3.236 di costi fissi (1.618) + costi dell'evento impegnati prima che le iscrizioni siano certe (2.600)	4.218
Un anno di spese (British Dodgeball)	7.836	7.836

I costi fissi di funzionamento sono le uscite totali meno l'evento e le divise, che si ripagano da sé: 7.836 − 2.600 − 2.000 = 3.236 € l'anno, circa 270 € al mese.

Sopra l'obiettivo, spendete l'eccedenza in qualcosa che i soci sappiano nominare. British Dodgeball suggerisce di «'Give this back' to existing members» (restituirla ai soci attuali) oppure di «invest in growth» (investire nella crescita). La nostra regola: un progetto preciso, con un costo, votato in assemblea, come bici in prestito o corsi per capigruppo interamente pagati. Molti statuti vietano il vantaggio personale; il modello di Cycling UK dice che i fondi «cannot be used for the direct or indirect private benefit of members» (non possono essere usati a vantaggio privato, diretto o indiretto, dei soci; statuto tipo, marzo 2026, clausola 17). I progetti per tutto il club superano questo test; i soldi restituiti ai singoli potrebbero non superarlo.

Mese per mese: il grafico del flusso di cassa

Il preventivo dice che l'anno chiude in avanzo. Il flusso di cassa dice se riuscite a pagare ogni fattura lungo la strada. Saldo iniziale: 2.500 € di soldi del club. Ipotesi: 60% dei rinnovi a gennaio, 30% a febbraio, il resto entro giugno; soldi delle tessere girati il mese successivo; un acconto di 1.000 € per le divise a marzo e il saldo a maggio, quando pagano i soci; iscrizioni all'evento per il 40% a maggio e il 60% a giugno, con i costi divisi tra i due mesi; serata delle premiazioni a dicembre; sponsorizzazioni ad aprile; le altre voci nel mese in cui si pagano.

Soldi del club a fine mese per il club di esempio da 120 soci, esclusi i soldi delle tessere incassati per conto della federazione. Nostro calcolo dal preventivo di esempio e dalle ipotesi qui sopra. Obiettivo di riserva: 4.218 €.

Mese	Soldi del club a fine mese (€)
Gen	4274
Feb	5194
Mar	3742
Apr	4006
Mag	5174
Giu	5629
Lug	5589
Ago	5549
Set	5309
Ott	4969
Nov	4854
Dic	4114

• A gennaio sembrate più ricchi di 3.843 €. La banca segna 8.117 €; i soldi del club sono 4.274 €.
• Marzo e aprile scendono sotto l'obiettivo di riserva, a 3.742 € e 4.006 €: l'acconto per le divise è partito, i soldi delle divise non sono ancora arrivati.
• Spostare l'acconto ad aprile sposta solo il buco. Marzo risale a 4.742 €, ma aprile chiude comunque a 4.006 €, sotto l'obiettivo.
• Incassare i soldi delle divise insieme all'ordine risolve il problema. Prendete i 2.000 € dei soci a marzo e ogni mese da gennaio a novembre resta sopra l'obiettivo.
• L'anno chiude a 4.114 €, 1.614 € in più: i 1.222 € di avanzo programmato più i 392 € di fondo imprevisti non usati. Mancano ancora 104 € all'obiettivo, che l'avanzo dell'anno prossimo coprirà.

Una scadenza per i rinnovi a fine febbraio, quando finisce la copertura prorogata di FFVélo, anticipa anche i pagamenti ritardatari. Se il vostro esercizio parte il 1° aprile, come per i gruppi di Cycling UK, fate partire il grafico da aprile. Disegnate il vostro con dodici colonne, una riga per voce del preventivo e l'obiettivo di riserva come una linea da non oltrepassare.

Tenere i conti: l'ora mensile del tesoriere

Un libro cassa richiede le stesse colonne ogni mese: data, descrizione, numero di ricevuta o fattura, voce del preventivo, entrate, uscite, per conto terzi, saldo progressivo e una spunta di riconciliazione. Poi quattro abitudini:

• Una ricevuta per riga. Le richieste di rimborso arrivano con la ricevuta, oppure aspettano.
• Due persone approvano ogni pagamento. British Dodgeball dice di «require at least two signatories when making payments», cioè almeno due firme per ogni pagamento. Il vostro statuto può anche fissare un limite di spesa; la guida allo statuto tratta entrambe le clausole.
• I soldi del club non stanno mai sul vostro conto personale. Non pagate una fattura del club con la vostra carta per poi compensarla con le quote in contanti. Rimborsatevi dietro ricevuta.
• Riconciliate ogni mese. Lo stesso webinar: «Check your club bank accounts at the end of each and every month», controllate i conti del club alla fine di ogni singolo mese. Spuntate ogni riga sull'estratto conto, poi date al consiglio direttivo una riga sola: soldi del club, per conto terzi, spese rispetto al preventivo.

Checklist di fine anno e i documenti per l'assemblea

• Chiudete il libro cassa e riconciliatelo con l'ultimo estratto conto.
• Verificate che la colonna «per conto terzi» sia a zero, oppure elencate cosa si deve ancora a federazione, fornitori o soci.
• Elencate le fatture non pagate e i soldi incassati in anticipo, come le iscrizioni dell'anno prossimo.
• Aggiornate l'inventario dei beni: gazebo, kit di primo soccorso, radio, bici in prestito, trofei. Il manuale per i gruppi di Cycling UK (aprile 2026) mette «Prepare Annual Statement of Accounts incl. asset list» (preparare il rendiconto annuale con l'inventario dei beni) tra i compiti del tesoriere.
• Confrontate il consuntivo con il preventivo; una frase per ogni scostamento importante, e una sulla riserva: quanto c'è, qual è l'obiettivo, perché.
• Inviate i conti a chi li controlla.
• Preparate il preventivo e la proposta di quota dell'anno prossimo in tempo per farli approvare prima che inizi l'esercizio, se le vostre regole lo prevedono.
• Gruppi soci di Cycling UK: rendiconto finanziario annuale «by the middle of May each year» (entro metà maggio di ogni anno), per un esercizio dal 1° aprile al 31 marzo (quadro di governance, aprile 2026).
• Controllate in ogni lettera di concessione di un contributo quando va presentato il rendiconto delle spese.
• Lasciate l'incarico? Passate deleghe bancarie, password e libro cassa in un'unica riunione, e fate togliere il vostro nome dal conto.

Tenete la relazione in una pagina. Per la riunione e il voto, vedi come gestire l'assemblea annuale di un club ciclistico.

Regno Unito, Francia, Spagna, Italia: chi approva i conti e a chi chiedere

Chi approva cosa, e quando si applicano le imposte, cambia da paese a paese e secondo la forma giuridica; la guida alle forme giuridiche le mette a confronto.

Conti e approvazione per paese, dai testi primari linkati, consultati il 21 ottobre 2026. Solo concetti: per il vostro club chiedete alle persone dell'ultima colonna.

Paese	Cosa dice il testo	A chi chiedere
Regno Unito	La Corporation Tax può applicarsi agli utili di un «club, co-operative or other unincorporated association, for example a community group or sports club» (GOV.UK). Le quote dei soci sono in genere trattate diversamente dalle attività con i non soci (HMRC BIM24000, mutual trading, aggiornato il 4 agosto 2026).	Un accountant, per iscrizioni di non soci, sponsorizzazioni o interessi; la vostra federazione per gli statuti tipo
Francia	Nessun obbligo contabile per le associazioni semplicemente dichiarate; per l'agrément, gli statuti prevedono che il preventivo sia adottato prima dell'inizio dell'esercizio e che i conti vadano in assemblea entro sei mesi (Associathèque, 18 agosto 2026; Code du sport R121-3).	FFVélo o FFC, il vostro CDOS, un expert-comptable
Spagna	«Las cuentas de la asociación se aprobarán anualmente por la Asamblea General» (LO 1/2002, art. 14.3).	La vostra federación autonómica (vale la legge regionale sullo sport) o la RFEC, un gestor o asesor
Italia	Lo statuto di una ASD o SSD deve prevedere «l'obbligo di redazione di rendiconti economico-finanziari» e le modalità di approvazione (D.Lgs. 36/2021, art. 7); la scadenza la fissa lo statuto.	La FCI o il vostro ente di promozione sportiva, un commercialista

Domande frequenti

Il preventivo di un club ciclistico deve chiudere in pareggio?

Deve tornare, che non è la stessa cosa che chiudere a zero. Un avanzo programmato che alimenta la riserva è una voce del preventivo, non un utile, e i soci devono vederlo.

Il tesoriere può essere pagato o chiedere rimborsi spese?

Rimborsare spese reali dietro ricevuta, con l'approvazione di una seconda persona, è normale. Pagare un volontario con un incarico nel direttivo solleva questioni fiscali e statutarie che cambiano da paese a paese, quindi chiedete prima alla vostra federazione o a un commercialista.

In Francia, una richiesta di contributo richiede un budget prévisionnel?

Il modulo standard, Cerfa n° 12156*06, ha una sezione intitolata «5. Budget de l'association» e permette di valorizzare il tempo dei volontari come «contributions volontaires en nature» (conti 86 e 87, come il 875 «Bénévolat»), così anche le ore dei vostri capigruppo possono contare. Scaricate il modulo aggiornato da service-public.gouv.fr.

Ci serve un revisore dei conti?

Solo se lo chiedono il vostro statuto, un ente finanziatore o la legge. Lo statuto tipo di Cycling UK prevede un Honorary Auditor che «may not be a member of the Committee» (non può far parte del consiglio direttivo; clausola 16), e molti statuti francesi prevedono un vérificateur aux comptes. Chiedete alla vostra federazione o a un commercialista cosa vale per voi.

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Come abbiamo realizzato questo articolo. L'abbiamo scritto con l'aiuto dell'IA per ricerca, stesura e traduzione. Il preventivo di esempio, la quota del 40% di soldi in transito, gli obiettivi di riserva e il grafico del flusso di cassa sono nostri calcoli, con i dati di partenza indicati; ogni importo che non è una tariffa FFVélo 2026 è un esempio. Tariffe e scadenze FFVélo vengono dal dossier di affiliazione club 2026, consultato il 21 ottobre 2026, come le altre fonti linkate. Solo indicazioni generali: verificate il vostro statuto, la vostra federazione nazionale e un commercialista.