Bureau d'un club cyclo : président, secrétaire, trésorier, qui fait quoi

Le bureau d'un club cyclo, c'est la poignée d'adhérents élus en assemblée générale qui font tourner le club d'une AG à l'autre. Le minimum qui fonctionne : un président, un secrétaire et un trésorier tenus par trois personnes différentes, plus un responsable du bien-être et de la protection des adhérents et une personne qui tient le calendrier des sorties. La plupart des autres postes peuvent être cumulés tant que le club reste sous la cinquantaine d'adhérents ; c'est notre repère, pas une règle fédérale.

Dimanche, 9 h 40, à la pause café. Le fondateur répond au mail de l'assureur sur la chute du mois dernier, relance la banque pour un renouvellement et explique à un nouveau d'où part la sortie de samedi. Sur le papier, le club a un bureau. En pratique, il a une personne et une liste de noms.

Le trio de base, et pourquoi il faut trois personnes

Scottish Cycling pose le point de départ sans détour dans un article de la semaine des bénévoles (4 juin 2024) : « Tout club standard doit avoir un secrétaire, un président et un trésorier pour pouvoir s'affilier » (notre traduction, comme pour toutes les citations anglaises de cet article).

Le cadre de gouvernance des groupes de Cycling UK (avril 2026) rend quatre postes obligatoires pour ses propres groupes (président, secrétaire, trésorier, responsable de la protection) et ajoute : « Aucun poste obligatoire ne devrait rester vacant plus de huit semaines. » Ces règles lient ses propres groupes, mais la logique vaut pour tout club : celui qui dépense l'argent ne doit pas être le seul à le contrôler.

Les règles de séparation (lues le 20 octobre 2026) :

• Président, secrétaire et trésorier sont trois personnes différentes. Les statuts types de Cycling UK (mars 2026), article 12 : « Les membres du comité peuvent exercer plusieurs fonctions, sauf le président, le secrétaire et le trésorier, qui doivent être des personnes distinctes. »
• Le secrétaire n'est pas aussi le responsable de la protection. C'est recommandé dans le même article.
• Le vérificateur aux comptes ne siège pas au comité (article 16).
• En Italie, un président n'occupe aucun autre poste dans un club de la même fédération. Depuis le 10 août 2025, l'article 11 du décret législatif 36/2021 interdit aux présidents d'associations sportives amateurs « qualsiasi carica » (toute fonction) dans un autre club amateur de la même fédération nationale.

Rôles du bureau d'un club cyclo : ce que fait chacun, et combien d'heures ça prend

Nous n'avons trouvé personne qui publie des heures par poste, alors nous les avons estimées : chaque tâche × sa fréquence × sa durée, divisé par 12. L'exemple est un club de 60 adhérents dont le bureau se réunit une fois par trimestre pendant deux heures (8 h par an chacun), le rythme que décrivent à la fois le manuel des groupes Cycling UK (version 5, avril 2026) et le club écossais Glasgow Gals CC.

Président

Le poste : « Diriger le groupe et veiller à ce que les réunions et la gouvernance se déroulent de façon fluide et équitable » (manuel Cycling UK) : ordre du jour, réunions de bureau et AG, voix prépondérante. Heures : réunions 8 + préparation de l'ordre du jour 4 × 1 h + AG 3 h + imprévus 1 h par mois = 27 h par an, soit environ 2,3 h par mois.

Secrétaire

Le poste : « Gérer le fonctionnement quotidien et servir de principal relais de communication du groupe » (manuel) : boîte mail, comptes rendus, convocation et documents de l'AG, déclaration des dirigeants, registre des incidents graves. Heures : réunions 8 + comptes rendus 4 × 1 h + documents d'AG 4 h + boîte mail 1 h par semaine (52 h) + démarches fédérales 5 h = 73 h par an, soit environ 6,1 h par mois.

Trésorier

Le poste : compte bancaire, cotisations qui rentrent, dépenses qui sortent, comptes annuels pour le vérificateur et l'AG. Julian Howell, trésorier de Gala CC, a expliqué à Scottish Cycling (4 juin 2024) que le suivi des dépenses et du système d'adhésion « prend environ 30 minutes par semaine, plus une réunion de comité chaque mois », et que les comptes de fin d'année demandent « environ une heure à rédiger et à vérifier ». Heures : ses 0,5 h par semaine (26 h) + comptes 1 h + budget 2 h + nos réunions 8 h = 37 h par an, soit environ 3,1 h par mois.

Responsable des adhésions

Le poste : renouvellements, liste des adhérents, cyclistes invités, données personnelles traitées correctement. Liz Fairweather, qui gère les adhésions de Glasgow Gals CC (un club plafonné à 165 adhérents), a raconté à Scottish Cycling (4 juin 2024) que les renouvellements représentent « 165 x 4 ou 5 e-mails », que mars et avril sont chargés et qu'« après mai, le temps passé diminue énormément ». Heures : 60 adhérents × 4 e-mails = 240 ; à 5 minutes chacun (notre hypothèse), 20 h par saison, + tenue de la liste 1 h par mois (12 h) + réunions 8 h = 40 h par an, soit environ 3,3 h par mois, concentrées au printemps.

Responsable des sorties

Le poste : « Tenir à jour et publier le calendrier des sorties du groupe » et « Désigner et accompagner les capitaines de route » (manuel), plus les règles de sécurité et les retours des cyclistes. Heures : calendrier hebdomadaire 52 × 30 min (26 h) + planning des capitaines 1 h par mois (12 h) + réunions 8 h = 46 h par an, soit environ 3,8 h par mois.

Responsable du bien-être et de la protection

Le poste : premier contact pour les questions de bien-être et de comportement, règlement à l'amiable des plaintes, mise à jour de la politique de protection. Heures : formation et relecture de la politique 6 h + réunions 8 h = 14 h par an, soit environ 1,2 h par mois, avec des pics que personne ne peut prévoir.

Responsable communication

Le poste : publications sur les réseaux, site web, lettre d'info, affiches des événements. Heures : 2 publications par semaine × 15 min (26 h) + site web 1 h par mois (12 h) + réunions 8 h = 46 h par an, soit environ 3,8 h par mois.

Au total, 283 heures par an, environ 24 par mois. Réparties sur sept personnes, c'est moins de quatre heures chacune. Laissées au seul fondateur, c'est plus de cinq heures par semaine en plus des sorties qu'il encadre, et c'est comme ça que les clubs perdent leurs fondateurs.

Dès qu'il y a des jeunes, le responsable de la protection n'est plus facultatif

Les instances nationales font de ce poste une condition d'affiliation :

• Écosse : la page clubs de Scottish Cycling (lue le 20 octobre 2026) : « Tous les clubs qui comptent des fonctions réglementées doivent désormais avoir un responsable du bien-être et de la protection pour s'affilier ».
• Angleterre et pays de Galles : British Cycling demande aux clubs qui ont des adhérents de moins de 18 ans d'avoir un responsable du bien-être (club welfare officer) en place avant de valider l'affiliation. Vérifiez les exigences en vigueur sur sa page d'affiliation des clubs.
• France : pour licencier des moins de 18 ans, le dossier d'affiliation club 2026 de la FFVélo demande au club de déclarer un « Référent jeunes » parmi les membres de son bureau.
• Italie : tout club affilié à la FCI doit nommer un « Responsabile contro abusi, violenze e discriminazioni » (le responsable safeguarding) et adopter un modèle d'organisation, qu'il ait des jeunes ou non, selon la page safeguarding de la FCI (consultée le 20 octobre 2026), qui applique le d.lgs. 39/2021, art. 16. Le d.lgs. 36/2021, art. 33, c. 6 prévoit aussi un responsable de la protection des mineurs (responsabile della protezione dei minori) dans les clubs qui en comptent ; le modèle de la FCI confie les deux rôles à la même personne.
• Espagne : demandez à votre fédération régionale ce qu'elle attend d'un club qui compte des jeunes.

Pourquoi pas le secrétaire ? Le manuel de Cycling UK sépare les deux postes « afin de préserver l'impartialité et la confidentialité. Les cumuler peut créer des conflits d'intérêts et entamer la confiance dans les procédures de protection. » Pour la couverture, voir décharges et assurance des sorties club.

Le bureau minimum : 20 adhérents contre 150

Les tâches sont les mêmes quelle que soit la taille ; le volume, non. Avec le bas de la fourchette de Glasgow Gals CC, 4 à 5 e-mails par adhérent, les renouvellements font 20 × 4 = 80 e-mails pour 20 adhérents et 150 × 4 = 600 pour 150. À 5 minutes chacun, c'est moins de 7 heures par saison contre 50.

Séparez un poste cumulé quand une personne dépasse environ 6 heures par mois, ou quand deux de ses tâches culminent en même temps, comme les renouvellements et le calendrier de printemps en mars. À 20 adhérents, le secrétaire qui cumule reste en dessous : divisez la boîte mail par deux (notre hypothèse) et ses 73 h deviennent 47 h, plus 6,7 h de renouvellements et 12 h de tenue de la liste : 66 h par an, 5,5 h par mois. Trésorier plus communication (75 h) : limite. La seconde casquette revient à quelqu'un de nouveau à l'AG suivante, ou plus tôt par cooptation si vos statuts le permettent.

Qui fait quoi : une matrice RACI pour 25 tâches récurrentes

Les titres ne disent pas qui envoie la convocation à l'AG ni qui appelle l'assureur. Une matrice RACI, si : R réalise, A en répond (un seul A par tâche, jamais deux), C est consulté avant, I est informé après. « A/R » signifie que la même personne en répond et la réalise.

Colonne par colonne, le secrétaire répond de 7 des 25 tâches, le responsable des sorties de 5. Des guides pour certaines lignes : quand annuler une sortie club, les 10 premières minutes du capitaine de route après une chute, fixer les cotisations et commander les tenues club sans perdre d'argent.

Mêmes postes, quatre pays : Royaume-Uni, France, Espagne, Italie

• France. La loi n'impose pas de bureau : « Une association n'est pas obligée de se doter d'un bureau », rappelle Service-Public (page vérifiée le 14 août 2026), et une même personne peut cumuler deux fonctions « si les statuts de l'association l'autorisent ». L'exigence est fédérale : la FFVélo demande au moins un·e président·e, un·e secrétaire et un·e trésorier·ère, et juge le ou la correspondant·e et le ou la délégué·e sécurité « indispensables ». Clubs FFC : interrogez votre comité régional. Les changements de dirigeants se déclarent au greffe des associations dans les 3 mois, faute de quoi les dirigeants encourent une amende pouvant aller jusqu'à 1 500 € (3 000 € en cas de récidive), selon Service-Public (page vérifiée le 5 novembre 2024). L'Alsace-Moselle a son propre régime.
• Italie. Une ASD peut être créée par trois personnes, mais la page d'affiliation de la FCI demande au moins cinq noms dans la rubrique dirigenti, et chaque membre du consiglio direttivo doit être titulaire d'une carte FCI. Pour les cas particuliers, interrogez votre comité régional FCI ou un commercialista.
• Espagne. Les règles des clubs relèvent de votre comunidad autónoma (Ley 39/2022 del Deporte, art. 63) et de vos estatutos. Demandez au Registro de Entidades Deportivas de votre région ce que doit comprendre la junta directiva.

Pourvoir les postes : élections, mandats et passations

L'AG élit le bureau, et le manuel de Cycling UK précise que « tous les postes du comité devraient être remis en jeu ». Il n'existe pas de limite de mandats universelle.

Si personne ne se présente à la présidence, la FFVélo admet une direction collégiale si les statuts le prévoient, même si son logiciel d'affiliation demande toujours trois noms. Quand un poste se libère en cours de saison, le cadre de Cycling UK prévoit qu'un membre du comité « assure temporairement les missions essentielles de tout poste vacant » et que les adhérents doivent en être informés.

Avant qu'un dirigeant ne quitte son poste, passez ensemble en revue :

• Banque : pouvoirs bancaires mis à jour, signataires changés, accès en ligne transférés.
• Fédération et assurance : identifiants du club, date de réaffiliation, dirigeants déclarés, attestation en cours, sinistres ouverts.
• Archives : statuts, trois ans de comptes rendus et de comptes, registre des incidents.
• Données des adhérents : où est la liste, qui y a accès, ce qui doit être supprimé.
• Identifiants : mail du club, site web, nom de domaine, comptes sur les réseaux, outils de paiement.

Trouvez les volontaires avant l'AG, pas pendant. Recruter et garder des capitaines de route bénévoles marche aussi pour les postes du bureau : demandez à une personne précise un rôle précis, heures comprises.

Un petit bureau pour un grand club

Un bureau qui se réunit chaque trimestre et publie qui contacter pour quoi peut faire tourner un club de 150 adhérents.

• Publiez les fiches de poste avec les heures. On se porte volontaire pour un rôle qu'on arrive à se représenter.
• Un contact par sujet : sorties, adhésions, protection, argent. La règle du canal unique s'applique.
• Donnez un adjoint à chaque poste lourd. L'adjoint de cette année est le titulaire de l'an prochain.
• Revoyez la matrice RACI à chaque AG.

Vous en êtes encore à la création ? Comment créer un club cyclo couvre les statuts et la première réunion. Le guide de la sortie club couvre les jours de sortie, et faire grandir votre club cyclo prend le relais une fois les postes pourvus.

FAQ

Que fait le secrétaire d'un club cyclo ?

Il fait tourner le club au quotidien : boîte mail, documents d'AG, comptes rendus, déclaration des dirigeants et registre des incidents. Dans notre estimation pour 60 adhérents, c'est le poste le plus lourd, environ 6 heures par mois.

Quelle différence entre « chair » et « president » dans un club britannique ?

Souvent aucune : Cycling UK écrit « Chair (ou President) ». Certains clubs gardent « President » comme titre honorifique et élisent un chair distinct. Dans une association française, le ou la président·e est en général le représentant légal.

Quel est le bureau minimum d'un club cyclo ?

Trois personnes différentes : président, secrétaire et trésorier. Ajoutez un responsable de la protection qui n'est pas le secrétaire et vous en avez quatre, notre minimum pour un club de 20 adhérents. En Italie, l'affiliation à la FCI demande cinq noms dans la rubrique dirigenti, et chaque club FCI doit aussi nommer un responsable safeguarding.

Une même personne peut-elle cumuler deux postes au bureau ?

Oui, pour la plupart des postes, si vos statuts le permettent. Gardez président, secrétaire et trésorier séparés, et le secrétaire hors de la protection.

Faut-il déclarer un changement de bureau ?

En France, oui : au greffe des associations, dans les 3 mois ; en Alsace-Moselle, au registre des associations du tribunal judiciaire à la place. Partout, prévenez votre banque, votre fédération et votre assureur.

Comment nous avons fait cet article. Écrit par des cyclistes de club, avec l'aide de l'IA pour la recherche, la rédaction et la traduction. Les missions des postes et les citations viennent des sources liées là où elles sont utilisées, lues le 20 octobre 2026 ; les citations anglaises sont traduites par nos soins. Les heures par poste, les bureaux à 20 et 150 adhérents et la matrice RACI sont nos propres estimations pour un club exemple, avec toutes les données d'entrée affichées. Conseils généraux, pas un avis juridique : vérifiez vos statuts, votre fédération (FFC/FFVélo, British Cycling, Scottish Cycling, RFEC, FCI), votre assureur et votre banque.