El tesorero de un club ciclista: presupuesto, contabilidad y reservas
Cómo monta el tesorero el presupuesto de un club ciclista, lleva las cuentas mes a mes y fija una reserva, con un club de 120 socios calculado de principio a fin, un gráfico de tesorería y una lista de cierre del ejercicio.
Enero. Han entrado las renovaciones, la app del banco marca 8.117 € y alguien de la junta directiva propone encargar maillots nuevos «ahora que vamos sobrados». Unos 3.840 € de ese saldo son de la federación y salen el día 10 del mes siguiente. En marzo, tras pagar la señal de la equipación, el club ya está por debajo de su propio objetivo de reserva.
Monta el presupuesto a partir de lo realmente gastado e ingresado el año pasado más los cambios que ya conoces, cuenta solo los ingresos seguros, añade un margen para imprevistos y un superávit previsto para la reserva, y lleva un libro de caja que concilies cada mes, con el dinero de las licencias en su propia columna. El presupuesto de un club ciclista es el plan de ingresos y gastos del año que aprueba la junta antes de que empiece el ejercicio. El tesorero lleva la contabilidad que muestra cómo fue la realidad frente a ese plan, y vigila la tesorería entre medias. Abajo tienes un club de ejemplo de 120 socios, con todas las cifras. El cargo en sí se explica en los cargos de la junta directiva de un club ciclista.
Presupuesto, tesorería y cuentas: tres documentos, tres preguntas
Hay tres documentos a los que se llama «las cuentas del club». La guía de presupuesto de AssoConnect recoge el dicho francés: «On entend souvent que le budget prévoit et que la comptabilité constate» (el presupuesto prevé, la contabilidad constata). La previsión de tesorería añade el cuándo.
| Documento | Pregunta que responde | Cuándo | Suele aprobarlo |
|---|---|---|---|
| Presupuesto | ¿Qué pensamos ingresar y gastar? | Antes de que empiece el ejercicio | La junta directiva, y los socios votan la cuota |
| Previsión de tesorería | ¿Hay saldo suficiente en el banco cada mes? | Con el presupuesto, actualizada cada mes | El tesorero, que la presenta a la junta |
| Cuentas anuales | ¿Qué entró, qué salió y qué tenemos? | Al cerrar el ejercicio | Revisadas por un censor o revisor de cuentas, aprobadas por los socios |
Los clubes pequeños suelen llevar un libro de caja de cobros y pagos: cada euro o libra que entra o sale, el día en que se mueve. La contabilidad de devengo (comptabilité d'engagement en Francia) imputa ingresos y gastos al ejercicio al que corresponden. Cuál necesitas lo deciden tus estatutos, quien te financia o la ley. En Francia, la ley de 1901 «ne prévoit pas, pour les associations simplement déclarées, d'obligations comptables» (no impone obligaciones contables a las asociaciones simplemente declaradas; Associathèque, 14 de abril de 2026), pero los statuts, el agrément y quienes conceden subvenciones añaden obligaciones. ¿Dudas? Pregunta a un gestor o asesor (ES), un accountant (Reino Unido), un expert-comptable (FR) o un commercialista (IT).
Cómo montar el presupuesto en cinco pasos
- Parte de lo real del año pasado, no del presupuesto del año pasado. El presupuesto era una estimación; el libro de caja es lo que pasó.
- Suma los cambios que ya conoces. Nuevas tarifas federativas (el dosier de clubes 2026 de FFVélo fija la reafiliación del club en 61 €), el alquiler de la sala, las comisiones del banco.
- Añade los proyectos que la junta ha aprobado, y solo esos. Cada partida tiene un responsable que la gastará.
- Cuenta solo los ingresos seguros. La ficha sobre el budget prévisionnel del CDOS de la Drôme dice «ne jamais déterminer les ressources en fonction des dépenses, mais en fonction d'une réalité économique» (CDOS Drôme, 2021): nunca ajustes los ingresos a lo que quieres gastar. Una subvención entra en el presupuesto cuando está confirmada por escrito.
- Añade un margen para imprevistos y un superávit previsto. Nosotros usamos el 5 % del gasto como imprevistos. El superávit alimenta la reserva, y se planifica, no se espera.
La cuota de socio se fija al final. Es un resultado: gastos, más imprevistos, más la aportación a la reserva, menos los ingresos seguros, dividido entre los socios. La cuota es uno de los motivos que da la gente para irse, así que lee por qué los socios dejan un club ciclista antes de decidir cuánto de la diferencia carga sobre la cuota.
Un presupuesto completo para un club de 120 socios
El club de ejemplo tiene 110 adultos mayores de 25 años y 10 menores de 18, está afiliado a FFVélo, organiza una prueba en verano con 300 inscritos, hace un pedido de equipación al año y lleva las cuentas por año natural.
| Partida | € | Cómo se calcula |
|---|---|---|
| Ingresos | ||
| Cuotas, parte del club | 3.450 | 110 adultos × 30 + 10 juveniles × 15 |
| Inscripciones a la prueba del club | 3.600 | 300 inscritos × 12 |
| Venta de equipación a socios | 2.000 | Vendida a precio de coste |
| Patrocinio | 400 | Una tienda de bicis de la zona |
| Subvención municipal | 0 | Solicitados 500; se presupuesta solo cuando se confirme |
| Total ingresos | 9.450 | |
| Gastos | ||
| Reafiliación del club a la federación | 61 | FFVélo 2026, revista incluida |
| Cobertura de salidas de prueba para nuevos (opción A) | 45 | FFVélo 2026, opción «Futurs licenciés»: tres salidas de prueba en 45 días por cada recién llegado |
| Gastos de la prueba del club | 2.600 | Permiso, señalización, avituallamiento, cobertura de primeros auxilios |
| Pedido de equipación | 2.000 | Igual a la venta de equipación |
| Formación de líderes de salida y primeros auxilios | 600 | Dos cursos |
| Botiquines, luces, señalización | 250 | |
| Web, correo, software | 300 | |
| Comisiones bancarias y de pago | 180 | |
| Alquiler de sala de reuniones | 300 | Asamblea general y dos reuniones de junta |
| Asamblea y cena de entrega de premios | 700 | |
| Salidas de iniciación y de juveniles | 400 | Ver la guía de la salida de club |
| Gastos de voluntarios | 400 | Contra justificante |
| Total gastos | 7.836 | |
| Imprevistos (5 %) | 392 | Solo se gastan por decisión de la junta |
| Superávit previsto para la reserva | 1.222 | 9.450 − 7.836 − 392 |
| Retenido para la federación, no es ingreso del club | 6.405 | 110 × 57 + 10 × 13,50, transferido a FFVélo |
- La prueba se paga sola, por los pelos. Entran 3.600, salen 2.600: quedan 1.000 €, y un domingo de lluvia se los lleva. La guía para organizar una carrera de ciclocross calcula el punto de equilibrio de una prueba partida a partida, igual que la guía de la marcha cicloturista del club.
- La equipación da cero a propósito. Cualquier subvención al maillot va en una partida aparte y visible.
- El socio paga 87 € y el club se queda 30 €. Los otros 57 € son la licencia adulta FFVélo 2026 con el seguro Petit Braquet (30,50 € de cuota federativa más 26,50 € de seguro). Enseña a los socios el reparto; fija el precio de cada tipo de licencia por separado.
- La cena de premios es la partida que miran los socios. En premios del club ciclista hay formas de organizarla sin que el club pague la cena de todos.
Dinero que no es tuyo: licencias, equipación e inscripciones
En el club de ejemplo pasan por la cuenta 15.855 € al año, y 6.405 € de ellos, el 40 %, son dinero de licencias que el club solo cobra y transfiere.
Los plazos están en el dosier de la federación. FFVélo cobra mediante «prélèvements bancaires automatiques le 10 de chaque mois suivant l'enregistrement de vos licences», una domiciliación el día 10 del mes siguiente al registro de las licencias. Durante las renovaciones, la cobertura de 2026 se mantiene «jusqu'à la fin du mois de février 2027» (hasta finales de febrero de 2027) si la licencia de 2027 se renueva antes del 1 de marzo. Así que el pico de renovaciones va de diciembre a febrero, y el saldo inflado también.
Los pedidos anticipados de equipación, las inscripciones a pruebas y las señales de viajes también son dinero retenido. Dales una columna «retenido para terceros» en el libro de caja, o una subcuenta sin comisiones, y presenta dos cifras en cada reunión de junta: dinero del club y retenido para terceros. Si tu club cobra licencias federativas o cuotas nacionales en nombre de los socios, que no aparezcan en la línea de ingresos.
Cuánto dejar en reserva
La guía sobre reservas de la Charity Commission para entidades benéficas británicas es sincera con la parte difícil: «No hay un nivel único, ni siquiera un intervalo, de reservas que sea el adecuado para todas las entidades benéficas» (CC19, apartado 3.4, actualizada el 16 de septiembre de 2026, traducción nuestra). En el otro extremo, el webinario para tesoreros de British Dodgeball, organizado bajo el sello Club Matters de Sport England, recomienda «aspirar a tener al menos un año de reservas en el banco» (British Dodgeball, marzo de 2023).
Nuestra regla de la casa queda en medio: objetivo de reserva = seis meses de gastos fijos + el mayor gasto que comprometes antes de tener seguro su ingreso. Un club de socios puede subir la cuota en un año. Lo que no puede es recuperar la señal de una prueba si se suspende por lluvia o no llega el permiso.
| Regla | Cálculo | Objetivo (€) |
|---|---|---|
| Tres meses de gastos | 7.836 ÷ 4 | 1.959 |
| Nuestra regla de la casa | La mitad de 3.236 de gastos fijos (1.618) + gastos de la prueba comprometidos antes de tener seguras las inscripciones (2.600) | 4.218 |
| Un año de gastos (British Dodgeball) | 7.836 | 7.836 |
Los gastos fijos son el gasto total menos la prueba y la equipación, que se financian solas: 7.836 − 2.600 − 2.000 = 3.236 € al año, unos 270 € al mes.
Por encima del objetivo, gasta el excedente en algo que los socios puedan nombrar. British Dodgeball propone «devolverlo» a los socios actuales o «invertir en crecimiento». Nuestra regla: un proyecto concreto, presupuestado y votado en la asamblea general, como bicis de préstamo o cursos de líder de salida pagados íntegramente. Muchos estatutos prohíben el beneficio particular; el modelo de Cycling UK dice que los fondos «no pueden destinarse al beneficio particular, directo o indirecto, de los socios» (modelo de estatutos, marzo de 2026, cláusula 17). Los proyectos para todo el club pasan esa prueba; repartir dinero entre socios puede que no.
Mes a mes: el gráfico de tesorería
El presupuesto dice que el año cierra con superávit. La tesorería dice si podrás pagar cada factura por el camino. Saldo inicial: 2.500 € de dinero del club. Hipótesis: el 60 % de las renovaciones en enero, el 30 % en febrero y el resto hasta junio; el dinero de las licencias se transfiere el mes siguiente; una señal de 1.000 € por la equipación en marzo y el resto en mayo, cuando pagan los socios; las inscripciones a la prueba, un 40 % en mayo y un 60 % en junio, con los gastos repartidos entre ambos meses; la cena de premios en diciembre; el patrocinio en abril; las demás partidas, el mes en que se pagan.
| Mes | Dinero del club a final de mes (€) |
|---|---|
| Ene | 4274 |
| Feb | 5194 |
| Mar | 3742 |
| Abr | 4006 |
| May | 5174 |
| Jun | 5629 |
| Jul | 5589 |
| Ago | 5549 |
| Sep | 5309 |
| Oct | 4969 |
| Nov | 4854 |
| Dic | 4114 |
- En enero el club parece 3.843 € más rico de lo que es. El banco marca 8.117 €; el dinero del club es 4.274 €.
- Marzo y abril caen por debajo del objetivo de reserva, a 3.742 € y 4.006 €: la señal de la equipación ya ha salido y el dinero de la equipación aún no ha entrado.
- Pasar la señal a abril solo mueve el bache. Marzo sube a 4.742 €, pero abril sigue cerrando en 4.006 €, por debajo del objetivo.
- Cobrar la equipación con el pedido lo arregla. Cobra los 2.000 € de los socios en marzo y todos los meses de enero a noviembre quedan por encima del objetivo.
- El año cierra en 4.114 €, 1.614 € más: los 1.222 € de superávit previsto más los 392 € de imprevistos sin usar. Aún faltan 104 € para el objetivo, que cubrirá el superávit del año que viene.
Un plazo de renovación a finales de febrero, cuando se acaba la cobertura prorrogada de FFVélo, también adelanta el dinero que llega tarde. Si vuestro ejercicio empieza el 1 de abril, como el de los grupos de Cycling UK, empieza el gráfico en abril. Haz el tuyo con doce columnas, una fila por partida del presupuesto y el objetivo de reserva como una línea que no se cruza.
Llevar las cuentas: la hora mensual del tesorero
Un libro de caja necesita las mismas columnas todos los meses: fecha, concepto, número de justificante o factura, partida del presupuesto, entradas, salidas, retenido para terceros, saldo acumulado y una marca de conciliado. Y luego, cuatro hábitos:
- Un justificante por línea. Las notas de gastos llegan con su ticket o esperan.
- Dos personas aprueban cada pago. British Dodgeball aconseja «exigir al menos dos firmas para hacer pagos». Tus estatutos pueden fijar además un límite de gasto; la guía de los estatutos trata las dos cláusulas.
- El dinero del club nunca pasa por tu cuenta personal. No pagues una factura del club con tu tarjeta para luego compensarla con cuotas cobradas en efectivo. Reembólsate contra justificante.
- Concilia cada mes. El mismo documento: «revisa las cuentas bancarias del club al final de todos y cada uno de los meses». Marca cada línea contra el extracto y da a la junta una sola línea: dinero del club, retenido para terceros, gasto frente a presupuesto.
Lista de cierre del ejercicio y documentos para la asamblea
- Cierra el libro de caja y concílialo con el último extracto bancario.
- Comprueba que «retenido para terceros» está a cero, o detalla lo que aún se debe a la federación, a proveedores o a socios.
- Haz la lista de facturas pendientes y de cobros anticipados, como las inscripciones del año que viene.
- Actualiza el inventario: carpas, botiquines, emisoras, bicis de préstamo, trofeos. El manual de grupos de Cycling UK (abril de 2026) pone «preparar el estado anual de cuentas, incluido el inventario» en la ficha del tesorero.
- Compara lo real con el presupuesto; una frase por cada desviación grande y otra sobre la reserva: saldo, objetivo y por qué.
- Envía las cuentas a quien las revise.
- Prepara el presupuesto y la propuesta de cuota del año siguiente a tiempo para aprobarlos antes de que empiece el ejercicio, si tus normas lo piden.
- Grupos afiliados a Cycling UK: declaración financiera anual «a mediados de mayo de cada año», para un ejercicio del 1 de abril al 31 de marzo (marco de gobernanza, abril de 2026).
- Revisa en cada resolución de subvención cuándo hay que justificar el gasto.
- ¿Dejas el cargo? Entrega poderes, contraseñas y libro de caja en una sola reunión, y que te quiten de firmante de la cuenta.
Que el informe quepa en una página. Para la reunión y la votación, mira cómo organizar la asamblea general de un club ciclista.
España, Reino Unido, Francia, Italia: quién aprueba las cuentas y a quién preguntar
Quién aprueba qué, y cuándo hay impuestos, cambia según el país y la forma jurídica; la guía de formas jurídicas las compara.
| País | Qué dice el texto | A quién preguntar |
|---|---|---|
| Reino Unido | El impuesto de sociedades (Corporation Tax) puede aplicarse a los beneficios de un «club, cooperativa u otra asociación sin personalidad jurídica, por ejemplo un grupo comunitario o un club deportivo» (GOV.UK). Las cuotas de los socios suelen tratarse de forma distinta a la actividad con no socios (HMRC BIM24000, mutual trading, actualizado el 4 de agosto de 2026). | Un accountant, sobre inscripciones de no socios, patrocinio o intereses; tu federación, sobre estatutos tipo |
| Francia | Sin obligación contable para las asociaciones simplemente declaradas; para el agrément, los statuts establecen que el presupuesto se aprueba antes de que empiece el ejercicio y que las cuentas se presentan a la asamblea en un plazo de seis meses (Associathèque, 18 de agosto de 2026; Code du sport R121-3). | FFVélo o FFC, tu CDOS, un expert-comptable |
| España | «Las cuentas de la asociación se aprobarán anualmente por la Asamblea General» (LO 1/2002, art. 14.3). | Tu federación autonómica (se aplica la ley del deporte de tu comunidad) o la RFEC, un gestor o asesor |
| Italia | Los estatutos de una ASD o SSD deben incluir «l'obbligo di redazione di rendiconti economico-finanziari» (la obligación de elaborar estados económico-financieros) y cómo se aprueban (D.Lgs. 36/2021, art. 7); el statuto fija el plazo. | La FCI o tu ente di promozione sportiva, un commercialista |
Preguntas frecuentes
¿Tiene que cuadrar el presupuesto de un club ciclista?
Tiene que cuadrar, que no es lo mismo que cerrar a cero. Un superávit previsto que alimenta la reserva es una partida del presupuesto, no un beneficio, y los socios deben verlo.
¿Puede el tesorero cobrar o pasar gastos?
Reembolsar gastos reales contra justificante, con la aprobación de una segunda persona, es lo normal. Pagar a un cargo voluntario plantea cuestiones fiscales y estatutarias que cambian según el país, así que pregunta antes a tu federación o a un gestor.
En Francia, ¿una solicitud de subvención necesita un budget prévisionnel?
El formulario estándar, el Cerfa n° 12156*06, tiene un apartado titulado «5. Budget de l'association» y permite valorar el tiempo de los voluntarios como «contributions volontaires en nature» (cuentas 86 y 87, como la 875 «Bénévolat»), así que las horas de tus líderes de salida pueden contar. Descarga la versión vigente en service-public.gouv.fr.
¿Necesitamos un auditor?
Solo si lo piden tus estatutos, quien te financia o la ley. El modelo de estatutos de Cycling UK prevé un Honorary Auditor que «no puede ser miembro de la junta» (cláusula 16), y muchos statuts franceses prevén un vérificateur aux comptes. Pregunta a tu federación o a un gestor qué se aplica en tu caso.
Cómo hicimos esto. Lo escribimos con ayuda de IA para la investigación, la redacción y la traducción. El presupuesto de ejemplo, el 40 % de dinero que solo pasa por la cuenta, los objetivos de reserva y el gráfico de tesorería son cálculos propios con los datos indicados; todo importe que no sea una tarifa de FFVélo 2026 es un ejemplo. Las tarifas y los plazos de FFVélo salen de su dosier de afiliación de clubes 2026, consultado el 21 de octubre de 2026, igual que el resto de fuentes enlazadas. Orientación general: consulta tus estatutos, tu federación nacional (RFEC, British Cycling, FFC/FFVélo, FCI) y un gestor o asesor.
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